Virtuaalitoimisto helpottaa bisneksen käynnistämistä Ruotsissa

Liiketoiminnan käynnistäminen Ruotsissa voi olla suomalaiselle yritykselle hankalaa, mikäli sillä ei ole fyysistä läsnäoloa maassa. Jo pelkät viranomaismääräykset edellyttävät, että sivukonttorin Ruotsiin perustavalla yrityksellä pitää olla paikallinen osoite. Lisäksi ruotsalainen osoite lisää yrityksen uskottavuutta asiakkaiden ja yhteistyökumppanien näkökulmasta.

Fyysinen läsnäolo vientimarkkinoilla voi kuitenkin olla ylitsepääsemätön kompastuskivi varsinkin pienille aloitteleville suomalaisille yrityksille, jotka näkevät Ruotsin markkinoilla potentiaalia, mutta joilla ei ole voimavaraoja oman konttorin tai muun toimipisteen perustamiseksi.

Virtuaalikonttori ratkaisuna

Tällaisessa tilanteessa apu voi löytyä virtuaalitoimistosta, joka tarjoaa yrityksen käyttöön ruotsalaisen postiosoitteen. Suomalais-ruotsalainen kauppakamari on tarjonnut suomalaisille yrityksille virtuaalitoimistopalvelua jo lähes kymmenen vuotta ja kokemukset ovat olleet hyviä.

– Palveluamme käyttää tällä hetkellä noin 30 yritystä ja yhteensä reilusti yli 100 suomalaista yritystä on käynnistänyt myyntinsä Ruotsissa virtuaalitoimistomme kautta, kertoo markkinaneuvoja Markku Sirviö Suomalais-ruotsalaisen kauppakamarin Tukholman toimistosta.

Hänen mukaansa yrityksellä on pakko olla paikallinen osoite, jos se haluaa perustaa filiaalin eli sivuliikkeen Ruotsiin. Tämän lisäksi osoite viestii asiakkaiden ja sidosryhmien suuntaan, että yritys on tosissaan läsnä Ruotsin markkinoilla.

Virtuaalikonttori pienentää kustannusriskiä

Käytännössä virtuaalitoimisto toimii siten, että yritys saa käyttöönsä c/o -osoitteen. Osoitteeseen tuleva posti skannataan ja lähetetään edelleen sähköisesti yritykselle Suomeen. Jos yritys haluaa, lähetetään myös fyysinen posti eteenpäin yrityksen Suomen toimipisteeseen.

Lisäksi palveluun voi kuulua osakeyhtiöille nimetty henkilö, joka vastaanottaa yritykselle osoitettuja viranomaistiedoksiantoja, kun hallituksen jäsenet tai toimitusjohtaja eivät ole kirjoilla Ruotsissa.

Sirviön mukaan virtuaalitoimisto helpottaa yrityksen aloitusvaiheen etabloitumista Ruotsin markkinoille ilman, että yritys joutuu kantamaan oman toimipisteen perustamiseen ja henkilökunnan palkkaamiseen liittyvää kustannusriskiä.

– Virtuaalikonttori on tavallaan aloitusvaihe, jonka avulla firma pääsee liikkeelle Ruotsissa. Se antaa mahdollisuuden toiminnan kasvattamiseen ja laajentamiseen, kunnes oman toimipisteen perustaminen on perusteltua. Yleensä tämä on kestänyt asiakkaillamme pari-kolme vuotta.

Kustannustehokas tapa päästä Ruotsin markkinoille

– Lähes kaikki virtuaalitoimistoamme käyttävät yritykset hyödyntävät myös muita palveluitamme, kuten tytäryhtiön perustamisen konsultointia, rekisteröintipalvelua ja markkinaselvityksiä. Tämän palveluketjun avulla on mahdollista tulla kustannustehokkaasti Ruotsin markkinoille. Palvelu edistää myös vientiä Suomesta Ruotsiin.

Markku Sirviön mukaan virtuaalitoimistoa käyttävät yritykset ovat pääasiassa kaupan ja palvelualan toimijoita. Joukossa on esimerkiksi verkkokauppoja, it-yhtiöitä ja konsultteja.

– Kokemukset ovat olleet hyvin myönteisiä. Valtaosa virtuaalitoimistoa ja muita etabloitumispalvelujamme käyttäneistä yrityksistä on päässyt hyvään kasvuun Ruotsin markkinoilla. Useimmat ovat onnistuneet. Luovuttamisia tai konkursseja on tässä joukossa ollut vuosien varrella vain muutama.